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英語学習のすゝめ

英語メールの書き方の基礎|ビジネス英語・フォーマルな表現・定型文

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Ichiko
Ichiko

お疲れ様です。元英語講師のIchikoです!

今日は英語のメールの書き方初級編。フォーマルな書き方の超基礎ご紹介したいと思います。海外の大学に出願する時やVISAの申請をする時、海外で就職活動をする時など、英語でメールを書かなければならない状況はいつやってくるかわかりません。私みたいな駐在妻の立場でも、就労が許される国に滞在している人であれば、就活をする可能性はありますよね。

今回はあまり普段英語でメールを書いたことがない方のために、英文メールの超簡単なヒントをいくつか提示したいと思います。

件名は簡潔・丁寧かつ具体的に

件名は簡潔・丁寧に、そして短い一言でこのメールに何が書いてあるのかがわかることが好ましいですよね。以下は、先日私が所属しているイギリスのあるオンラインコースから届いたメールの件名です。

Your teaching experience in Japan

件名を見てピンとくる通り、メールの内容は「日本での英語講師の経験を教えてほしい」というものでした。わかりやすく具体的な件名ですね。

上記のようにいきなり主題に入るのも良いですが、以下のような表現を文頭につけるとさらにわかりやすく丁寧になります。

  • Inquiry about〜 〜についての問い合わせ(Inquiry about my application)
  • Request for〜 〜についてのお願い(Request for some brochures)
  • Confirmation of〜 〜についての確認(Confirmation of classroom layout)
  • Notification of〜 〜についてのお知らせ(Notification of special offers)
  • Thank you for your〜 〜についてのお礼(Thank you for your assistance)
  • Complain about〜 〜についての抗議(Complain about your service on the 25th)

書き始めは日本語と同じ|◯◯様

日本語でビジネスメールを書く際も、必ず冒頭に「◯◯様」と相手のお名前を書きますよね。英語も同じですが、送る相手との関係性によって使い分けましょう。

  • Dear Sir or Madam,(担当者のお名前がわからない時:担当者様)
  • To Whom It May Concern:(同じく担当者のお名前がわからない時:担当者様)
  • Dear Mr. Smith,(相手の苗字にタイトルをつける:スミス様)

挨拶文|自己紹介とこのメールの目的

初めて送る相手であれば、冒頭まずは自己紹介をしましょう。名前だけでなく、自分がいったい誰なのか、を明かしてあげると親切です。

  • My name is Ichiko and I am currently working at ABC company. 
    私はIchikoと申します。現在、ABC会社で働いております。
  • I am a Japanese wife and I arrived in the USA last Sunday. 
    私は日本人妻で、先週の日曜日にアメリカに到着しました。
  • I am a collage student, a senior at ◯◯university. 
    現在、◯◯大学の4年生です。

もしこのメールが返信メールなのであれば、自己紹介の代わりにメールへのお礼を述べましょう。

  • Thank you very much for your email. 
    メールをありがとうございます。
  • Thank you very much for your quick reply.
    お早いご返信をありがとうございます。

次に、何のためにこのメールを送っているのか、メールの主旨を簡単に説明します。ここでよく使われるのが “I am writing…..”  “I am emailing…”  “I am contacting…” などの表現。これさえ覚えておけば冒頭はばっちりです。以下は、私が最近、実際にイギリスのオンラインアカデミーのディレクターから頂いたメールです。

  • I am emailing as we would love to know more about teaching English in Japan as a non-native English speaker.
    非ネイティブの英語話者による日本での英語教授についてお伺いしたく、メールをしております。

その他、状況に応じて以下のように使い分けることができればバッチリですね。

  • 〜の件についてお伺いしたく、ご連絡しております。
    I am writing to inquire about … 
    I am writing ask you about…
  • 〜の件についてご連絡しております。
    I am writing regarding…
    I am writing concerning…

    I am writing with/in regard to…
    I am writing in reference to…
  • 〜の件につきお知らせしたく、ご連絡しております。
    I am writing to inform you of….
  • 〜へのご返信としてご連絡しております。
    I am writing in response(reply) to… 
  • 〜についてご検討頂きたく、ご連絡をしております(不満・クレーム)
    I am writing to complain about….
    I am writing to express my dissatisfaction with….
  • その他
    I am writing to express my gratitude for… (お礼)
    I am writing to invite you to… (お誘い)
    I am writing to request for… (要求・請求)
    I am writing to confirm that… (確認)

長々とした落とし所のない言い回しは敬遠され、後回しになってしまう可能性があります。事実、私がアメリカの大学のオフィスで働いていた時は、日々大量のメールと向き合っていたため、完結でわかりやすいものから処理をしていました(急ぎの件は別です)。メールの目的は冒頭で、できれば一文でサラッとわかりやすく伝えることが大事です。

英語のフォーマルな表現:ルールと例

次に、冒頭で述べたメールの目的に沿った詳細に入ります。今回はフォーマルな状況下で送るメールという設定ですから、いくつか気を配らなければならない点があります。

長くなるようであれば、1行空けて改行

メールは完結に。本論も短く簡潔にするに越したことはないのですが、どうしても長くなってしまうこともあると思います。以下は実際に私が書いた提案書の一部です。読まなくても大丈夫です。ぱっと見で、どちらのほうを読みたいと思うでしょうか。

どう見ても2つ目のほうが見やすく、読もう!という気持ちになりますよね。読み手の立場に立ち、第一印象で「読みたい!」と思わせる改行や箇条書きなどの工夫をすることが大事です。

短縮系は使わない

英語ではContractionsと呼ばれる短縮系。例えば、I’m, She’s, We’d, didin’t, can’t など アポストロフィーを使った短縮をしないのがフォーマルレターの鉄則です。

以下、ある英語講師が上司に送ったメールの本文より引用です。

  • This format, however, wouldn’t be suitable for communicative approaches. (インフォーマル)
  • This format, however, would not be suitable for communicative approaches. (フォーマル)

もちろん、上司と友達のようなくだけた関係性なら、少しくらい短縮系を使うことは許されるでしょう。しかし、基本的にはフォーマルな状況では短縮系は使わないことが大切です。

イディオムや句動詞をなるべく使わない

いくつかの単語を組み合わせて作られるイディオムは使わず、なるべく一字で表すよう心がけます。

  • I had egg on my face. (恥ずかしい思いをした)→  I was embarrassed.
  • I had butterflies in my stomach. (とても緊張した)→ I was really nervous.

同じように、動詞+助動詞から成る句動詞(Phrasal Verbs)もフォーマルレターでは使いません。

  • We should get together by two o’clock.  (2時までには集まるべきです。)
    →We should assemble by two o’clock.
  • I have set up the classroom as suggested. (指示された通りに教室を準備しました。)
    →I have organized the classroom as suggested.

なるべく動詞は一語に置き換えたほうが、よりフォーマルになります。感覚ですが、文字数の多い動詞がフォーマルレターでは好まれます

なるべく助動詞を多様する

以下、私が書いたメールの一部を見てください。(読まなくても大丈夫です)

If teachers were planning to make the lesson teacher-centered, the desk-in-rows format would be one way, so that students could clearly see the teacher and the board while taking notes.

This format, however, would not be suitable for communicative approaches. In this regard, sitting in a circle would be the best possible layout for a class discussion, so everyone could see each other’s face. Meanwhile, separating the tables could be useful for group activities. In this way I would like to arrange the classroom layout according to the activities for making more effective lesson.

このように助動詞を入れることによって、「断定しない謙虚さ」を表現します。これは上司に送った手紙ですから、「AはBです。」のように、自分の意見を断定的に押し付けるのはよくありません。助動詞を入れることによって、「〜かもしれません」「〜のような気がします」など、一歩引いたニュアンスを引き出すことができます。

つなぎ言葉をしっかりと使う

再び、同じメールを見てください。今度はつなぎ言葉をピックアップしています。

If teachers were planning to make the lesson teacher-centered, the desk-in-rows format would be one way, so that students could clearly see the teacher and the board while taking notes.

This format, however, would not be suitable for communicative approaches. In this regard, sitting in a circle would be the best possible layout for a class discussion, so everyone could see each other’s face. Meanwhile, separating the tables could be useful for group activities. In this way I would like to arrange the classroom layout according to the activities for making more effective lesson.

  • However しかしながら(However, this format is not suitable for communicative approach.)
  • In this regard この点について (In this regard, sitting in a circle would be the best layout.)
  • Meanwhile 一方で (Meanwhile, separating the tables could be useful for group activities. )
  • In this way このように (In this way I would like to arrange the classroom layout according to…)
このように、フォーマル・インフォーマルに関わらず、話を展開していくためには、つなぎ言葉をしっかりと使う必要があります。

お礼・締めの一言

日本語のビジネスメールでも、「ご検討頂けると幸いです」などと締めの言葉を入れますよね。いくつか例をピックアップしてみます。

  • I look forward to hearing from you. (お返事を楽しみにしております。)
  • I would be very happy if you… at your earliest convenience. (お早めに…して頂けると幸いです。)
  • If you have any further questions, please feel free to contact me. (ご質問がありましたら、いつでもご連絡ください。)
  • I appreciate your assistance in this matter. (ご協力いただき感謝いたします/ご協力いただきますようよろしくお願いいたします。)

結びの言葉

日本語の手紙でも「敬具」や「かしこ」と入れるように、末尾に「心を込めて」などの結びの言葉を入れるのが一般的です。今回はフォーマルな手紙・メールの最後に添えるべき結びの言葉をご紹介します。

  • Sincerely yours (Yours sincerely) / Regards / Yours truly / Sincerely
    これらを使えばまず間違いはないでしょう。 特に、初めてコンタクトをとる相手には必ず使ってほしい結びの言葉です。
  • Best regards / Kind regards
    少し個人的なニュアンスが入った表現。一度メールでやり取りをしていたり、以前に会ったことがある場合などにはこちらがお勧めです。

使う際にはコンマを忘れずに。(以下参照)

I look forward to hearing from you.

Sincerely yours,
Ichiko Smith

英語メールの書き方【超基礎】まとめ

私が英語メールの書き方についてご紹介しようと思ったきっかけは、Cambridge Exam(ケンブリッジ英検)のライティングの勉強を本格的に始めたことでした。ビジネスレターの勉強を初めてみると、自分が今までいかに適当に英文メールを書いてきたかを痛感しましたし、こんなにもはっきりとしたフォーマル表現のルールがあることも、不躾ながら知らなかったのです。(IELTS受験経験もありません)

「英語に敬語は存在しない」とは言いますが、「敬語に近い表現」はいくらでもあるし、それらを使わなければならないシチュエーションは日本のそれとあまり変わらないのです。

知っていて絶対に損はない英語メールの書き方。私ももっともっと精進すべく、さらに多くの表現を習得中です。

 

Ichiko

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